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会議中の場合は一般に、
「田中はただ今、会議中でございます。

三時頃に終わる予定でございますが、お急ぎでいらっしゃいますか」などと尋ね、急ぎであればメモを書き取り次ぐことになります。

急ぎでない場合で、相手の用件の内容を取り次いだ人が判断できるなら、代わりに用件を聞きます。

このとき、内容について勝手に判断したり、即答することは避けます。

用件を間違いなく聞き取り、会議が終わり次第、本人から折り返し電話を差し上げるなどの対応をします。

本来は会議が始まる前に、出席する人が、電話連絡があった場合の対応を周囲の人に伝えておくことが必要ですが、例えば会議に入る人は、机上や伝言板にメモを残しておけば、誰が電話を受けてもスムーズに対応できるはずです。

前野岳洋（住まいのトータルクリエイター）

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